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职场人进阶,从懂得如何汇报工作开始

发布于: 08-03

研究表明,老板平均60%以上的时间花在业务上,20%的时间花在跟他的老板、客户的相处上。最后剩下的20%的时间才能花在管理团队上,按照平均每个管理者管理6个下属来看,管理者能花在下属的时间只占3%。他们这可怜的3%的时间多半都花在听下属的工作汇报上。那么如何更好地利用工作汇报的机会呢?

职场上给老板汇报工作,无外乎就这么几类: 日常工作,项目进展,方案陈述,业绩回顾。

看似简单,讲好却不容易。平淡的日常工作汇报怎么讲才能出彩?项目进展不顺利,怎么讲才不会被骂?方案陈述,怎么讲才能让老板埋单?最后,业绩回顾,怎么讲才能不会一年白干?
 
职场老手也易陷入的3大误区

首先我想问问你,关于给老板做汇报,以下3个观点你赞同哪个?

1、只讲结论,不讲过程
2、只讲事实,不讲情感
3、只讲道理,不讲故事

正确答案是什么呢?就三个字: “看情况”。不过,这三个观点其实代表了3个误区。

第一,只讲结论,不讲过程。

“老板都只关心结果。”这句话可能误导了80%的职场人。作为下属,安徽快3走势确实需要第一时间告诉老板结论,尤其是在时间紧急的情况下。但是大部分的汇报并没有那么紧急。这就需要让他理解在这个过程中,你克服了哪些挑战,解决了哪些问题,因为只有表现出过程的艰辛,才能展示你的能力。不要想当然地以为“我的辛苦老板都知道”。其实,他们根本不知道。

我之前在做IT部门经理的时候,当时团队是为公司实施企业资源计划的。有一次,系统出现了一个问题,导致所有数据需要安徽快3走势人工手动恢复。工作量大到连作为副总裁的老板都被拉进来帮忙一起干。他干脆地答应,然而他坐下来的第一个问题就是: “Lin,我的登录密码是什么?”敢情在这之前,这位老先生连系统都从未登录过。可见,安徽快3走势实际工作中遇到的种种困难,历经的千辛万苦,很多时候,老板其实并没有实际的概念。

第二,只讲事实,不讲情感。

“用事实来说话。”这是误导很多职场人的第二个坑。一个故事至少应该有一条明线,一条暗线,一个理性目标,一个感性目标。汇报何尝不是呢?你汇报的目的是什么?单纯是为了让老板知道你都取得了什么成果吗?不是的!工作汇报在某种程度上也是为了获得上级的认可和信任,从而让你有机会在未来承担更重要的任务,升职加薪,不是吗?事实只能满足向上汇报的那条明线,达到理性目标—让上级知道项目的进展。只有通过讲故事,把你内心经历的挣扎、痛苦、喜悦、成长都讲出来,才能从心底和领导产生联结,实现汇报的感性目标—获取认同和信任,促使他做出行动和决策。

第三,只讲道理,不讲故事。

当下属的估计都做过这么一件事,帮你的老板做他汇报需要用的PPT。我以前的美国老板每次召集安徽快3走势开会做PPT的时候,进入会议室坐下来的第一句话都是: “What’s the story ?”(今天安徽快3走势要讲个什么故事呢?)他不想听安徽快3走势给他讲道理,因为大道理谁都明白,这个世界不缺道理,缺的就是那个能将道理讲成故事,并让人信任的灵魂。

总之,在我看来,工作汇报不仅仅是帮助领导做决策的,还是你展现自己实力的时刻。完全不想自己是否能得到认可,这个人不是假谦虚就是活雷锋。老板需要看到金蛋,也需要认可下蛋的金鸡!问题是: 你要老板认可什么呢?
低情商的员工,只想老板认可结果;中等情商的员工,还想老板认可能力;高情商的员工则懂得,需要老板认可潜力。

看报表就能得到结果,看结果就能想到能力,而潜力,需要信任和想象力才能被发现。这就需要讲故事,要让老板在故事中看到你的思维模式、价值取向,以及面对困境时的内在动力。

所以我常说,能力和潜力之间,差的就是一个故事!
 
咨询公司常用的故事模型

那么,怎么讲汇报时的故事才能让老板既看到你的能力,又看到你的潜力呢?你需要根据你的汇报对象和想在汇报中实现的目的,选用合适的故事模型。在这里安徽快3走势给大家介绍一个最简单的架构,也是咨询公司常用的架构—SCR模型。S代表背景信息,C代表冲突挑战,R代表解决方案。

S(背景信息),即简单地说这件事的背景信息,讲述问题出现之前的情况。大多数情况下,这会是一个你想要强调的正面且有价值的信息,比如团队想要实现的目标,准备上线的项目。在正常情况下,实现这样的目标应该是没问题的。

C(冲突挑战),即有些意外情况导致目标的实现出现了困难。这个困难可能是人为的,比如由于沟通不足,你的下属惹怒了供应商,或者突然杀出一个竞争对手;也可能是非人为的,比如天气不好导致物流瘫痪或是经济动荡等。

R(解决方案),即这个困难是怎么解决的,或者可以使用哪些解决方案。如果对方不知道这些困难是什么造成的,那么你可以给出一些解释,这就是安徽快3走势说的故事背景。然后针对这些原因分析,你做的工作是怎么解决他的问题的,解决后得到了什么,这就是工作汇报类的故事。如果是工作提案或销售方案类的故事,那就是你打算怎么解决,才能实现一个完美结局。
 
为什么你的汇报满足了老板却没获得认可?

灵活运用SCR模型可以让你的工作汇报更加清晰、有的放矢,但很多时候你可能还是会陷入“就事论事”的误区。汇报本身倒是清晰了,可只实现了你和老板的理性目标。

讲故事和叙述的区别就在于故事有感性的成分在里面,而叙述更多的是理性地陈述事实。所以当你用故事思维来做工作汇报的时候,不仅要为自己设定一个理性目标,还要设定一个感性目标。

理性目标包括给领导讲项目的进展情况,出现的问题,技术上的更新,销售的金额,产品的成本等这些可以用事实和数据呈现的,讲的目的就是让领导了解情况,掌握局面,以便其在千头万绪的工作中做出决策。事实上,所有的工作汇报最终目的都是做决策,即使老板听完以后什么都不用做,也是一种决策。实现理性目标包括最简单地把事情说清楚,并且提供可行的方案帮助他解决痛点,如果需要老板做什么,要在结束前明确地让他知道。

什么是感性目标呢?可能是让领导意识到事情的严重性和紧迫性从而能尽快做出决定,或者是让他意识到你的能耐有多大,你的态度有多积极等这些难以量化,甚至难以说出口但又非常重要的目标。

一个完美的工作汇报能够照顾到理性目标和感性目标两个层面,如果只有理性目标,话倒是说清楚了,但是你的价值没有凸显,而如果只有感性目标,老板的问题没有得到答案,你还一直说你多不容易,老板一定觉得你就知道摆花架子,同事也会觉得 你就知道显摆。

理性目标可以摆事实讲道理,感性目标通常是一种感受,因此需要用故事来实现感性目标。那么如何才能在一个汇报中完美地呈现两个目标呢?

你需要在汇报前明确自己的两个目标也就是你的故事主线。接下来,你需要做的,就是根据工作内容,在主线上填充。
 
工作汇报是你向老板展现实力的最好机会。你不仅要让老板认可你的结果,欣赏你的能力,更要让他意识到你的潜力。

在我20多年的职业生涯中,有近10年是和自己的老板不在一个国家的,而在这期间我被提升了5次,从负责中国区到负责一个全球团队。不谦虚地说,这其中一个重要的因素就是我在汇报中讲故事的能力,我清楚在什么场景下应该讲故事,如何讲故事才能为沟通效率和效果做乘法。这一切的前提就是围绕老板的需求和痛点展开,否则都是空谈。你需要了解老板向往什么,害怕什么,让你的故事和老板的故事产生交集,在这个不确定的世界,为老板和公司带来一些确定性和价值。

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